“Tidak ada yang lebih sia-sia selain melakukan pekerjaan dengan efisien padahal pekerjaan itu sebetulnya tidak perlu dilakukan sama sekali.” Peter F. Drucker 1963
Adi adalah pekerja keras. Berangkat lebih pagi, pulang larut malam. Sebaliknya Budi pekerja santai, seringkali terlihat cuma duduk-duduk ketawa-ketiwi dengan kolega. Adi bekerja lebih keras daripada Budi. Tapi kenapa Adi pendapatannya justru lebih rendah daripada Budi?
Penghasilan kita memang tidak ada kaitannya dengan kerja keras. Tak perlu heran bila kerja keras kita tak dihargai. Karena memang bukan kerja keras kita yang berharga, tapi produktifitas kita.
Apa itu efektifitas?
Biarpun tampak santai, kerja Budi selalu tepat sasaran. Hasil kerjanya berkualitas bagus, sesuai yang dituntut perusahaan. Ini yang disebut kerja efektif.
Efektifitas diukur dari jumlah hasil keluaran yang sesuai harapan/layak (sebut saja ‘qualified output’ atau output layak) dari seluruh hasil keluaran (output).
Efektifitas = Output_layak / Output
Misalkan 2 pekerja pembuat kendi tanah liat (gerabah) masing-masing ditugaskan membuat 10 kendi dengan kualitas sesuai syarat yang ditentukan (disebut Target atau Ideal Output).
Pekerja A membuat 10 kendi, sayang cacat 2 buah. Jadi hanya 8 kendi yang layak (qualified output). Maka efektifitas kerja dia adalah 8/10 alias 80%.
Pekerja B hanya berhasil membuat 6 buah yang layak dari 10 yang ia buat. Efektifitas kerja B adalah 60%.
Efektifitas hanya mengkaji output. Ketika membicarakan efektifitas kita tidak mempedulikan berapa banyak sumber daya yang dibutuhkan. Tidak peduli berapa banyak input berupa waktu kerja, energi, maupun bahan yang dibutuhkan, ukuran efektifitas hanyalah jumlah output layak dari sejumlah output yang dihasilkan. Makin banyak output layak berarti makin efektif.
Efektifitas kerja seseorang dipengaruhi dua hal, pertama adalah kemampuan dia memahami target tujuan akhir (ideal output), kedua adalah kecakapan dalam membuat solusi yang sesuai target tersebut (qualified output). Seseorang yang efektif dalam kerja ditandai dengan kemampuan mendefinisikan target akhir, serta kecakapan dalam mewujudkan solusi yang layak bagi target akhir tersebut.
Apakah Anda termasuk orang yang efektif? Ukur saja pencapaian hasil kerja Anda dibandingkan target yang dituntut perusahaan. Makin banyak target yang tercapai (dengan kualitas yang sesuai) berarti makin efektif kerja Anda.
Kesia-siaan yang sering terjadi adalah seorang yang sangat efisien bekerja, tapi hasilnya salah arah alias tidak efektif. Itulah yang dicela Peter Drucker, bekerja sangat efisien untuk sesuatu yang sebenarnya tidak perlu dilakukan!
Apa itu efisiensi?
Sering kita menganggap orang yang rajin bekerja adalah orang yang produktif. Setelah mengetahui arti efektifitas tentu mudah untuk memahami bahwa rajin bukanlah produktif. Rajin adalah sikap kerja, namun bukan ciri produktif. Rajin maupun malas bisa sama-sama produktif, bisa juga sama-sama tidak produktif.
Komponen kedua dari produktifitas bukanlah sikap kerja, tapi efisiensi. Efisiensi adalah hubungan antara jumlah keluaran (output) dari sejumlah input (masukan). Makin efisien berarti untuk sejumlah input akan dihasilkan lebih banyak output. Rumus efisiensi adalah output per input.
Efisiensi = Output / Input
Misalkan 2 pekerja pembuat kendi tanah liat. Masing-masing diberi bahan 2 kg tanah liat.
Pekerja A berhasil membuat 5 kendi. Pekerja B berhasil membuat 8 kendi. Pekerja A mempunyai efisiensi 5 kendi/2 kg. Sedangkan B mempunyai efisiensi 8 kendi/2 kg. Maka pekerja B disebut lebih efisien.
Dalam efisiensi kita tidak membicarakan kualitas output. Apakah kendi yang dihasilkan bagus atau cacat bukanlah ukuran efisiensi.
Apa itu Produktifitas?
Produktifitas muncul dari kombinasi efektifitas dan efisiensi. Produktifitas (atau kita sebut daya produksi) adalah efisiensi dikalikan efektifitas. Secara matematis menjadi :
Produktifitas = efisiensi x efektifitas = output/input x outputlayak/output = outputlayak/input
Jadi produktifitas menghubungkan pencapaian sasaran dengan masukan yang dibutuhkan. Makin produktif berarti pencapaian sasaran yang makin banyak untuk sejumlah input yang tetap.
Misalkan pekerja tanah liat A dan B dibandingkan. Siapakah yang lebih produktif?
Pekerja A : (5 kendi/2 kg bahan) x 80% = 2 kendi / kg bahan
Pekerja B : (8 kendi/2 kg bahan) x 60% = 2,4 kendi / kg bahan
Ternyata pekerja B lebih produktif!
Bila Anda seorang manajer, akankah Anda memilih pekerja B? Benarkah pilihan Anda itu?
Ilustrasi dua konsultan
Adi bekerja lebih keras dibadingkan Budi. Namun kalau diperhatikan lebih seksama ternyata memang Budi lebih produktif. Dalam 2 jam duduk di komputer, Adi mampu membuat laporan 10 halaman, sedangkan Budi mampu membuat 20 halaman. Budi lebih efisien.
Kemudian dari laporan yang dibuat Adi (dia menghabiskan waktu 8 jam untuk membuat 40 halaman) ternyata hanya sebagian kecil saja solusi yang sesuai harapan klien. Terpaksa setiap kali Adi merevisi kembali laporan tersebut. Sedangkan Budi bekerja 2 jam sehari untuk membuat laporan 20 halaman. Hampir 90% solusi dari Budi sangat sesuai harapan klien. Bahasa komunikasi Budi lugas dan tepat sasaran. Dengan demikian Budi hanya melakukan perbaikan minor. Budi lebih efektif.
Pantaslah Budi masih punya cukup waktu untuk duduk-duduk ketawa-ketiwi dengan teman-temannya, sementara Adi masih bekerja keras di meja kerjanya. Budi memang lebih produktif daripada Adi.
1 Komentar
Komentar RSS Lacak Balik URI Pengenal
Tinggalkan komentar
[...] Bagian 1 [...]